خلاصه کتاب انجام کارها

خلاصه کتاب “انجام کارها”
نویسنده: دیوید آلن
سال انتشار:2001

تعداد صفحات: 267

نکات کلیدی:

1.هر چیزی که توجه شما را جلب می کند را ثبت کنید.

ذهن شما برای داشتن ایده است، نه نگهداری آنها. همه ی حلقه های باز را جمع آوری کنید. هر وظیفه، تعهد و ایده ای که فضای ذهنی شما را اشغال کرده است را جمع آوری کنید. این شامل تعهدات شخصی و حرفه ای، از پروژه های بزرگ تا کارهای جزئی می شود. از ابزارهای فیزیکی و دیجیتالی مانند دفترچه یادداشت، برنامه ها یا یادداشت های صوتی برای برون سپاری این افکار استفاده کنید.
عادت جمع آوری ایجاد کنید. به طور منظم ذهن خود را از تمام محتویات آن خالی کنید. این تمرین استرس و آشفتگی ذهنی را کاهش می دهد و به شما امکان می دهد تا بر آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید. با ثبت همه چیز، پهنای باند ذهنی خود را آزاد می کنید و اطمینان حاصل می کنید که هیچ چیز از قلم نمی افتد.

به این فرآیند اعتماد کنید. در ابتدا، ممکن است احساس غرق شدن در حجم تعهدات خود کنید. با این حال، بیرون آوردن همه چیز از سرتان اولین قدم برای به دست آوردن کنترل و وضوح است. به یاد داشته باشید، شما متعهد به انجام همه کارهایی که ثبت می کنید نیستید، فقط وجود آنها را تصدیق می کنید.

2.نتیجه مطلوب و اقدام بعدی را برای هر مورد مشخص کنید.

راز پیشرفت، شروع کردن است. راز شروع کردن، شکستن وظایف پیچیده و طاقت فرسا به وظایف کوچک و قابل مدیریت و سپس شروع کردن اولین مورد است.
نتایج واضح را تعریف کنید. برای هر موردی که ثبت کرده اید، تعیین کنید که “انجام شده” به چه شکلی است. این وضوح به مغز شما کمک می کند تا به جای فکر کردن به مشکل، بر دستیابی به نتیجه مطلوب تمرکز کند.
اقدامات بعدی را شناسایی کنید. هر نتیجه را به اقدامات خاص و فیزیکی تقسیم کنید. از خود بپرسید، “چه اقدام بعدی را باید انجام دهم تا این را پیش ببرم؟” این مرحله ایده های مبهم را به وظایف ملموس و قابل انجام تبدیل می کند.

مثال هایی از اقدامات بعدی:
با همکارتان در مورد جدول زمانی پروژه تماس بگیرید.
پیش نویس طرح کلی برای ارائه را تهیه کنید.
درباره گزینه های پرواز برای سفر آینده تحقیق کنید.

3.یادآوری ها را در یک سیستم قابل اعتماد سازماندهی کنید.

توانایی شما در تولید قدرت مستقیماً با توانایی شما در ایجاد آرامش متناسب است.
یک سیستم سازمانی قابل اعتماد ایجاد کنید. ساختاری ایجاد کنید که به شما امکان می دهد اطلاعات را به راحتی ذخیره و بازیابی کنید. این ممکن است شامل ابزارهای دیجیتالی مانند برنامه های مدیریت وظایف یا سیستم های فیزیکی مانند پوشه های فایل باشد.
بر اساس زمینه دسته بندی کنید. وظایف را بر اساس اینکه کجا یا چگونه می توان آنها را انجام داد، گروه بندی کنید.

دسته بندی های رایج عبارتند از:
کامپیوتر
تلفن
کارهای روزمره
خانه
اداره

لیست های جداگانه را نگهداری کنید. لیست های متمایزی برای آیتم های مختلف داشته باشید:
اقدامات بعدی: وظایف فوری و ملموس
پروژه ها: نتایج چند مرحله ای
در انتظار: مواردی که به دیگران واگذار شده اند
روزی/شاید: ایده هایی برای آینده

4.به طور منظم سیستم خود را بررسی و به روز کنید.

خیلی راحت تر است که با انجام دادن یک کار، حس و حال بهتری پیدا کنید، تا اینکه منتظر بمانید حس و حالتان خوب شد تا یک کار را انجام دهید
یک بررسی هفتگی انجام دهید. هر هفته زمانی را برای بررسی و به روز رسانی سیستم خود اختصاص دهید. این عادت تضمین می کند که لیست های شما به روز و مرتبط باقی می مانند.

فرآیند بررسی هفتگی:
تمام کاغذها و مواد پراکنده را جمع آوری کنید.
یادداشت های خود را پردازش کنید.
داده های تقویم قبلی را بررسی کنید.
تقویم آینده را بررسی کنید.
لیست های اقدام را بررسی کنید.
لیست های پروژه را بررسی کنید.

چشم انداز را حفظ کنید. از این زمان برای ارزیابی تعهدات خود در افق های مختلف، از اقدامات سطح پایین تا اهداف زندگی استفاده کنید. این تمرین به شما کمک می کند تا در حین مدیریت وظایف روزمره، با اهداف گسترده تر خود همسو باشید.

5.روی مهم ترین وظایف خود اقدام کنید.

شانس بر همه چیز تأثیر می گذارد. قلاب خود را همیشه پرتاب کنید؛ در جریانی که کمتر انتظارش را دارید، ماهی وجود خواهد داشت.
قانون دو دقیقه را اجرا کنید. اگر یک کار کمتر از دو دقیقه طول می کشد، بلافاصله آن را انجام دهید. این اصل از انباشته شدن کارهای کوچک و مسدود شدن سیستم شما جلوگیری می کند.

از مدل چهار معیاره برای انتخاب اقدامات استفاده کنید:
زمینه: با توجه به موقعیت مکانی فعلی و ابزارهای موجود، چه کاری می توانید انجام دهید؟
زمان موجود: قبل از تعهد بعدی چقدر زمان دارید؟
انرژی موجود: چه سطحی از انرژی ذهنی و جسمی دارید؟
اولویت: با توجه به عوامل بالا، مهم ترین کار چیست؟

به شهود خود اعتماد کنید. هنگامی که یک نمای کلی واضح از تعهدات و اقدامات بعدی خود دارید، به حس درونی خود اعتماد کنید تا تصمیم بگیرید روی چه چیزی کار کنید. وقتی ذهن شما با ورودی های پردازش نشده شلوغ نیست، آزاد است تا انتخاب های شهودی انجام دهد.

6.در هنر بهره وری بدون استرس مهارت پیدا کنید.

یک چیز وجود دارد که می توانیم انجام دهیم، و خوشحال ترین افراد کسانی هستند که می توانند آن را تا حد توان خود انجام دهند. ما می توانیم کاملاً حاضر باشیم. ما می توانیم تماماً در اینجا باشیم. ما می توانیم… تمام توجه خود را به فرصتی که در مقابل ماست بدهیم.
به ذهن مانند آب برسید. برای دستیابی به حالتی از آمادگی و انعطاف پذیری، مانند آبی که با هر ظرفی سازگار می شود، تلاش کنید. این طرز فکر به شما امکان می دهد تا به طور مناسب به هر آنچه زندگی به شما ارائه می دهد پاسخ دهید، بدون اینکه بیش از حد واکنش نشان دهید یا کم واکنش باشید.
کشش روانی را از بین ببرید. با ثبت و روشن کردن تمام تعهدات خود، استرس ظریفی که ناشی از کارهای ناتمام و تعهدات نامشخص است را حذف می کنید. این انرژی ذهنی را برای کار متمرکز و خلاقیت آزاد می کند.
تفکر مبتنی بر نتیجه را تمرین کنید. به طور منظم نتایج موفقیت آمیز پروژه ها و اهداف خود را تجسم کنید. این عادت مغز شما را برای شناسایی فرصت ها و راه حل هایی که با نتایج مطلوب شما همسو هستند، آماده می کند.

7.رویکرد خود را به کار و زندگی تغییر دهید.

چگونه می توانم بدانم چه فکر می کنم، تا زمانی که نشنوم چه می گویم؟
تغییر از مدیریت زمان به مدیریت تمرکز. به جای تلاش برای تمرکز بیشتر در هر روز، بر روی هدایت موثر توجه خود تمرکز کنید. این رویکرد به این نکته توجه دارد که انرژی و توجه، و نه فقط زمان، منابع حیاتی هستند.
ذهنیت “اقدام بعدی” را بپذیرید. خود و اطرافیانتان را آموزش دهید تا همیشه اقدام فیزیکی و قابل مشاهده بعدی که برای پیشبرد یک موضوع لازم است را شناسایی کنند. این عادت از تعلل جلوگیری کرده و پروژه ها را در جریان نگه می دارد.
گرایش به اقدام پیدا کنید. عادت کنید که به سرعت روی کارهای کوچک اقدام کنید و تصمیمات سریع برای مراحل بعدی پروژه های بزرگتر بگیرید. این رویکرد فعال، شتاب و اعتماد به نفس ایجاد می کند.

یک سیستم قابل اعتماد با مقاومت کم ایجاد کنید. سیستم سازمانی خود را طوری طراحی کنید که به قدری ساده و لذت بخش باشد که به طور طبیعی با آن درگیر شوید. هرچه ثبت، روشن سازی و بررسی آسان تر باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که سیستم را حفظ کنید.