۴ترفندبرای مدیریت بهتر زمان
۴ترفندبرای مدیریت بهتر زمان
نداشتن مهارت برنامه ریزی می تواند برای مامشکلات فراوانی را به وجود بیاورد. اکثر مردم برای ایجاد تعادل بین زندگی شخصی و کاری خودشان دچار مشکل هستند و به دلیل وجود این مشکل نمی‌توانندکارهای خود را به موقع به پایان برسانند و باعث می شود که دچار اضطراب شوند.
کیفیت زندگی ما ارتباط مستقیمی با مدیریت زمان دارد که اگر مدیریت خوبی در زمان داشته باشیم، مدیریت خوبی هم در زندگی خواهیم داشت. پس خوب است بدانیم که ناکارآمدی و نرسیدن به اهداف در زندگی به دلیل کنترل نداشتن روی زمان است.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان فرایند نظم بخشیدن و برنامه ریزی برای تعیین چگونگی تقسیم زمان به منظور انجام فعالیت‌های خاص است. مدیریتِ درستِ زمان به شما برای هوشمندانه‌تر کار کردن و نه سخت‌تر، کمک می کند. هرچقدر برای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان وقت کمتری بگذاریم، کنترل کمتری هم بر روی زمان داریم.
مهمترین گام برای داشتن مدیریت زمان:
گام مهم برای داشتن مدیریت زمان، تغییر نگرش در مورد آن است.اگر باور نداشته باشید که نمی‌توانید در مدیریت زمان موفق باشید، قطعا هیچ راه وروشی هم نمی تواند به شما کمک کند.
مدیریت زمان بسیار اهمیت دارد، چون زمان تنها منبعی است که بین همه ی ما آدم ها به صورت یکسان تقسیم شده وممکن است بارها هم تلاش کرده باشید، کارهای روزتان را با برنامه جلو ببرید و همه ی آنها را تمام کنید، ولی ناگهان به ساعت نگاه می کنید و می بینید که زمان رو به اتمام است و کلی کار انجام نشده دارید. با خودتان فکر می کنید که چه اشتباهی کردید که به نتیجه ی خوبی نرسیدید؟!
در این لحظه صبر کنید و یک نفس عمیق بکشید. وقتی در مورد زندگی موفق ترین افراد دنیا تحقیق و مطالعه می کنیم به یک نقطه ی مشترک و بزرگ میرسیم. موفق ترین مردم دنیا هم مثل ما این لحظه را تجربه کردند. آن ها با ما هیچ فرقی ندارند.
تنها تفاوت اینجاست که افراد موفق مهارت های مدیریتِ زمان را یادگرفتند. آن ها هم روزی تلاش کردند که بفهمند چگونه بهره ی بیشتری از دقیقه ها و لحظه هایشان ببرند و بعد از آن به سمت موفقیت قدم برداشتند.
درادامه ی مقاله بامن همراه باشید تا از طریق ماتریس آیزنهاور شما را با کارهایی آشنا کنم که در مدیریت زمان هم تاثیربسزایی دارند.
بعضی ازافرادمی پرسند: ما برنامه ی خود را نوشتیم و می دانیم چه کارهایی باید انجام دهیم، اما نمیتوانیم اولویت‌بندی کنیم! یعنی رمز اینکه تشخیص بدهیم این کار چقدر اهمیت دارد و یا اینکه اصلا به ما کمک می کند به هدفمان برسیم یا نه، برای ما مشکل است؟ شما الان باید بدانید زمانتان را صرف چه کارهایی می کنید و چه کارهایی را دارید انجام می دهید؟ از طرفی باید هرچه در ذهنتان هست را روی کاغذ پیاده کنید، که بتوانید آنها را انجام داده و ذهنتان را آرام و آسوده کنید.
زمانی که با انبوهی از کارها مواجه هستید که یک سری از آنها برمی گردد به اهداف و یکسری برمی‌گردد به واکنش یا اتفاقات ذهنی اطراف ما. حالا لیستی داریم از این اطلاعات که باید آنها را بررسی کنیم و‌بینیم کدام را باید اولویت بندی کنیم. ما باید کارها را بر اساس ذهنیت و فوریت به چهار قسمت تقسیم کنیم:
دسته ی اول کارهای مهم و فوری:
برای تشخیص کارهای مهم و فوری باید چندتا سوال ازخود بپرسیم، مثلا کاری که می خواهیم در پیش بگیریم، چقدر فوریت دارد؟ این کار یا فعالیت، تا چه حد نیازمند توجه در همین لحظه است؟آیا اگر همین لحظه یا در همین لحظات و ساعت‌های پیش رو به آن توجه نکنم، دردسرساز می‌شود و تبعات بدی برایم خواهد داشت؟ مثل پرداخت قبض برق که اگر الان وبه موقع پرداخت نشود ممکن است با قطعی برق مواجه شویم. یا پروژه ای که اگر الان انجام داده شود برای آینده ی شغلی ما تاثیر مثبتی خواهد داشت و برایمان بسیار اهمیت دارد. این ناحیه را می‌توان ناحیه ی ضرورت هم نامید. یعنی کارهایی هستند که باید بلافاصله انجام شوند تا نتیجه ی آنها را ببینیم.
دسته ی دوم کارهای غیر ضروری و مهم :
کارهایی هستند که زمانش الان نیست، اما تأثیر بسزایی در آینده و موفقیت ما دارند، که به این ناحیه، ناحیه ی ذکاوت می توان گفت. اغلب آدم های موفق هم در این دسته هستند. این کارها مثل آموزش دیدن و ورزش کردن و کار کردن روی روابطمان با آدم‌هایی که با آنها سر و کار داریم و برای ما اهمیت دارند. مثلا اگر بلد نباشیم با همسرمان چطور برخورد کنیم و دنبال آموزش دیدن آن هم نباشیم، بعداً با مشکلاتی روبرو خواهیم شد که مجبوریم به ناحیه ی ضرورت برویم. چون به کاری مهم و فوری تبدیل شده است.
دسته ی سوم کارهای غیر مهم و فوری:
یک سری از کارها هستند که نه می توانیم انجام بدهیم ندهیم و نه باید انجام بدهیم. مثل تلفن های مختلفی که ما در طول روز دریافت می کنیم. راه حل آن هم این است که حجم زیادی از این کارها را به دیگران واگذار کنیم تا برای ما انجام بدهند به این ناحیه هم ناحیه ی بطالت می گویند. کارهای این ناحیه کاری است که اصلاً معنایی ندارد و ما را به رشد و پیشرفت نمی رساند. مثلاً میتوانیم یک قانون را برای خود نهادینه کنیم که در یک ساعتی از روزموبایلمان را خاموش کرده و دسترسی به تلفن نداشته باشیم.
دسته ی چهارم کارهایی هستند که نه مهم هستند و نه فوری:
نام این ناحیه را هم می توان حماقت گذاشت. چون اتجام کارهایی از قبیل پیگیری کردن اخبار و یا اتفاقاتی که تاثیری برای ما ندارند دراین ناحیه هستند. یا سرچ کردن در اکسپلور اینستاگرام و تماشا کردن تلویزیون که همه جزء ناحیه ی حماقت هستند.
سخن اخر:
حال با دانستن این چهار دسته بندی که ماتریس آیزنهاورگفته می شود، می‌توان گفت آدم های موفق در ناحیه ی ذکاوت و آدم‌های معمولی در ناحیه ی ضرورت و آدم‌های ناموفق در ناحیه ی حماقت و بطالت هستند. اکنون شما راحت می توانید لیست خود را در مقابلتان قرار داده و ببینید که دوست دارید چه کسی باشید و در کدام ناحیه باشید؟
نویسنده :نجمه حاجئی
دیدگاهتان را بنویسید